Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

2. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Seite oder Datei, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browser- und Betriebssystemangaben.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Stabilität und Sicherheit der Website sowie der Erkennung und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Internetauftritts.

Auftragsverarbeiter: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt. Nach Auskunft von STRATO werden IP-Adressen von Websitebesuchern zur Angriffserkennung höchstens sieben Tage gespeichert und anschließend anonymisiert.

3. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und die mitgeteilten Inhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Bei Vertragsverhandlungen oder laufenden Aufträgen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sachgerechten Bearbeitung und Dokumentation der Kommunikation.

Empfänger können unser Hosting- und E-Mail-Anbieter STRATO sowie Personen sein, deren Mitwirkung zur Bearbeitung erforderlich ist.

Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Projekt und keine weitere geschäftliche Beziehung entsteht, löschen wir spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Führt eine Anfrage zu einem Projekt oder Auftrag, wird sie Teil der Projektunterlagen und unterliegt den unter Ziffer 8 genannten Fristen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie berechtigte Interessen an der Sicherung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

4. Kontaktformular

Für das Kontaktformular verwenden wir Contact Form 7. Beim Absenden verarbeiten wir das gewählte Anliegen, Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sowie – falls freiwillig angegeben – Unternehmen, Telefonnummer und Betreff. Anliegen, Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sind Pflichtangaben, weil wir die Anfrage andernfalls nicht zuverlässig einordnen und beantworten können.

Die Angaben werden ausschließlich an das Postfach info@profab-l.de bei STRATO übermittelt. Eine zusätzliche Speicherung der Formularnachricht in der WordPress-Datenbank oder die Übermittlung an externe Spam-, CAPTCHA- oder SMTP-Dienste findet nicht statt.

Rechtsgrundlagen und Speicherdauer entsprechen der unter Ziffer 3 beschriebenen Kontaktverarbeitung. Die Bereitstellung ist freiwillig; ohne die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden.

5. Schutz des Kontaktformulars vor automatisierten Einsendungen

Um das Formular vor automatisiert versendeten Werbenachrichten zu schützen, setzen wir ein eigenes, lokal arbeitendes Verfahren ein. Es besteht aus einem für Menschen nicht sichtbaren Zusatzfeld sowie einem signierten Zeitstempel, der beim Aufruf des Formulars erzeugt wird. Wird das unsichtbare Feld ausgefüllt oder das Formular auffällig schnell abgesendet, wird die Einsendung als unerwünscht eingestuft und nicht zugestellt.

Dabei werden keine Cookies gesetzt, keine IP-Adressen ausgewertet und keine Daten an externe Dienste übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr missbräuchlicher Nutzung des Formulars.

6. Manuell eingesetzter KI-E-Mail-Assistent

Zur Unterstützung bei der Bearbeitung einzelner E-Mails können wir den optionalen KI-E-Mail-Assistenten innerhalb von STRATO Webmail verwenden. Die Funktion analysiert eingehende Nachrichten nicht automatisch. Sie wird ausschließlich bewusst für eine ausgewählte Nachricht aufgerufen, etwa um einen Entwurf, eine Zusammenfassung, Umformulierung oder Übersetzung zu erstellen.

Dabei können der Inhalt der ausgewählten E-Mail und ergänzende Arbeitsanweisungen verarbeitet werden. STRATO gibt an, dass der Dienst auf der Sprachverarbeitung von ChatGPT basiert. STRATO verarbeitet die Daten auf Grundlage der bestehenden Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und kann hierfür vertraglich gebundene technische Unterauftragsverarbeiter einsetzen.

Die Verarbeitung dient der effizienten und sprachlich passenden Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Nachrichten und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstiger Geschäftskommunikation. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Bearbeitung von Anfragen. KI-Ergebnisse werden vor einer Verwendung durch einen Menschen geprüft; ausschließlich automatisierte Entscheidungen oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

7. Interne Suche

Bei Nutzung der internen Website-Suche wird der eingegebene Suchbegriff an den Webserver übertragen und kann in den Server-Logfiles erscheinen. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der gewünschten Suchergebnisse sowie dem sicheren Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für Logdaten gilt die unter Ziffer 2 genannte Speicherdauer.

8. Interessenten-, Kunden- und Projektdaten

Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Aufträgen verarbeiten wir die Daten unserer Auftraggeber und der dort benannten Ansprechpersonen. Dazu gehören typischerweise Name, Funktion, dienstliche Kontaktdaten, Angaben aus Anfragen und Angeboten, Vertrags- und Projektunterlagen, Korrespondenz sowie Abrechnungsdaten.

Zwecke sind die Erstellung von Angeboten, die Durchführung und Dokumentation von Projekten, die Abrechnung sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vertragsbezogene Verarbeitungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Dokumentation und die Sicherung von Rechtsansprüchen.

Speicherort: Diese Unterlagen werden lokal auf Geräten des Verantwortlichen verarbeitet und gespeichert. Eine Speicherung bei Cloud-Diensten findet nicht statt.

Speicherdauer: Projektunterlagen bewahren wir für die Dauer des Projekts und darüber hinaus so lange auf, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Für steuerlich und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren; die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der betreffende Vorgang abgeschlossen wurde.

9. Buchhaltung und steuerliche Pflichten

Für Buchhaltung und Steuererklärungen verarbeiten wir die dafür erforderlichen Stamm-, Vertrags- und Abrechnungsdaten. Die Bearbeitung erfolgt eigenständig mit lokal installierter Steuersoftware; eine externe steuerliche Beratung ist hierfür nicht eingebunden.

Empfänger sind die zuständigen Finanzbehörden im Rahmen der gesetzlichen Erklärungs- und Mitwirkungspflichten sowie, bei Zahlungsvorgängen, die beteiligten Kreditinstitute. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Tätigkeit in Systemen und Räumlichkeiten unserer Auftraggeber

Bei der Durchführung von Projekten arbeiten wir teilweise in Systemen, Netzwerken oder Räumlichkeiten unserer Auftraggeber. Soweit dabei personenbezogene Daten zur Kenntnis genommen oder verarbeitet werden, geschieht dies ausschließlich nach Weisung und im Verantwortungsbereich des jeweiligen Auftraggebers. Zweck, Umfang und Dauer dieser Verarbeitungen bestimmt der Auftraggeber; er ist insoweit der datenschutzrechtlich Verantwortliche und erfüllt die Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen.

Soweit für solche Tätigkeiten eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO oder eine Verschwiegenheitsvereinbarung erforderlich ist, schließen wir diese mit dem Auftraggeber ab. Anfragen betroffener Personen zu diesen Verarbeitungen richten Sie bitte an den jeweiligen Auftraggeber; wir leiten sie andernfalls unverzüglich dorthin weiter.

11. Datensicherung

Zur Absicherung gegen Datenverlust und technische Störungen erstellen wir Sicherungskopien dieser Website einschließlich der Datenbank. Die Sicherungen werden mit einer lokal in der WordPress-Installation betriebenen Software erzeugt und auf dem Webspace bei STRATO gespeichert; einzelne Sicherungen werden zusätzlich lokal aufbewahrt. Eine Übermittlung an externe Backup-Dienste findet nicht statt.

Sicherungen können personenbezogene Daten enthalten, die in der Website enthalten sind. Sie werden ausschließlich zur Wiederherstellung verwendet und turnusmäßig überschrieben oder gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit des Internetauftritts.

12. Cookies, Reichweitenmessung und externe Inhalte

Für anonyme Websitebesucher setzen wir keine Analyse-, Marketing- oder sonstigen nicht erforderlichen Cookies ein. Eine Reichweitenmessung findet nicht statt. Die früher eingesetzte Statistiksoftware WP SlimStat und die frühere Cookie-Banner-Lösung sind deaktiviert.

Die Website lädt keine Webfonts, Analyseprogramme, Karten, Videos oder Social-Media-Plugins automatisch von Drittanbietern. Externe Internetseiten – etwa ein verlinktes Profil bei einem Branchenportal – werden erst aufgerufen, wenn Sie einen entsprechenden Link bewusst anklicken; ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Technisch erforderliche Speicherungen können im nichtöffentlichen Administrationsbereich eingesetzt werden; sie betreffen den normalen anonymen Seitenaufruf nicht.

13. Empfänger und Drittlandverarbeitung

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Dienstleister und Personen, die sie für die jeweils beschriebenen Zwecke benötigen. Soweit STRATO für einzelne Funktionen technische Unterauftragsverarbeiter einsetzt, richtet sich deren Einbindung einschließlich etwaiger internationaler Datenübermittlungen nach den mit STRATO vereinbarten Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen sowie den gesetzlichen Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.

14. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO) sowie Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für uns ist voraussichtlich zuständig:

15. Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

16. Aktualität

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten Dienste, Verarbeitungsabläufe oder rechtlichen Anforderungen ändern.